文書の構造化とは、情報を意味の単位ごとに整理し、再利用・管理しやすい形に設計することです。
単に見出しやレイアウトを整えるのではなく、
- どの情報が
- どの目的で
- どの単位として扱われ
- どの情報と関連しているのか
を明確にします。
たとえば取扱説明書では、「章」「節」「手順」「注意」「補足」など、それぞれの情報の役割を整理し、共通する情報は再利用できる単位として管理します。
こうして情報を構造化しておくことで、人が読みやすくなるだけでなく、更新・再利用・翻訳・Web公開・AIによる検索や活用にも対応しやすくなります。
構造化によって実現しやすくなること
- 必要な情報をすばやく見つけられる
- 共通する情報を複数の文書で再利用できる
- 製品・仕向け・媒体などによる差分を管理しやすくなる
- 修正や更新の影響範囲を把握しやすくなる
- 翻訳・多言語展開を効率化できる
- PDF・HTMLなど複数の形式へ展開しやすくなる
- AI検索や生成AIが参照しやすい情報基盤をつくれる
今あるマニュアルを構造化するために
既存のマニュアルを構造化する際には、単にデータを新しいシステムへ移すのではなく、文書そのものの構成や情報の持ち方を見直すことが重要です。
たとえば、次のような観点から文書を整理します。
これらを整理することで、 必要な情報にすばやくアクセスでき、
再利用・更新・翻訳・ Web公開 AI活用がしやすい文書基盤をつくります。
構造化することで、文書を「再利用できる情報資産」に
構造化された文書では、ひとつの情報を複数の文書や媒体で利用できます。
たとえば、製品共通の注意事項を一度整備しておけば、複数の製品マニュアルで同じ情報を利用し、変更があった場合も元の情報を更新することで各文書へ反映できます。
また、同じ情報をPDFだけでなくHTMLやオンラインマニュアルなどへ展開することも可能になります。
このように、文書を「完成した1冊のデータ」ではなく、「組み合わせて利用できる情報の集合」として捉えることが、構造化の大きな特徴です。
SCHEMA ST4導入に伴う文書の構造化への移行を支援します
既存のWord、FrameMaker、InDesignなどで作成された文書を、SCHEMA ST4などのCCMS/CMSへ移行する際には、現在の文書やデータをそのまま移すだけではなく、移行先の仕組みに合わせてデータを整理・変換する必要もあります。
ナビックスでは、SCHEMA ST4の導入に伴うデータ移行を中心に、既存の文書・DTPデータを確認し、構造化しながら、移行先の環境に適した形へ変換する作業を支援します。
ご支援できること
- 既存Word、FrameMaker、InDesignなどのデータの調査
- 既存文書の構成・内容の整理
- 再利用単位（トピック）の設計
- 構造化データへのコンバート支援
- PDF・HTMLなどへの出力設計
文書を構造化すること自体を目的とするのではなく、CCMS/CMSを活用した新しい文書制作環境への移行を支援することが、ナビックスのサービスです。
構造化から、その先の活用へ
文書を構造化することで、制作・更新・翻訳の効率化だけでなく、Web公開や多言語展開、AIによる検索・情報活用など、将来的な情報活用にもつなげることができます。
ナビックスでは、これまでの取扱説明書制作や翻訳の経験を生かし、既存の文書資産をどのように整理し、今後どのように活用していくかという視点から、構造化の設計・移行・運用をご支援します。
SCHEMA ST4をはじめとするCCMS/CMSについても、目的や予算、既存の制作環境を踏まえて導入方法をご提案します。